幫助組織氣血循環 – 敏捷平衡循環 Agile Balance Cycle ABC

阿一跟專業的諮商心理師王敏 Nicole 一起,從心理學結合組織管理的視角,合作產出了敏捷平衡循環 Agile Balance Cycle ABC 問卷,建議團隊成員一起填填看,增加彼此的瞭解和溝通彼此的期待希望能幫助團隊的身心靈成長,在工作與生活上都取得自己心目中的成功。

俗話說「帶人要帶心」,縂認爲這是一句空話,而隨著在管理上的屢次失敗與學習,特別是研究近期許多組織管理的敏捷方法,腦科學,心理學等等,發現其實真的是有實踐方式,這些可以達成帶心的而不再是空談。

而帶心,最好先從自己的心帶起。從自己開始實踐正向語言、正念、我訊息、自組織,也許就可以讓我們的生活和工作,都是處於自己開心自在的狀態。不得不佩服 iThome 台灣敏捷協會 ACT 在疫情最嚴峻的期間,突破萬難與種種的挑戰,在預計 7 月的綫下活動,敏捷地響應變化成爲綫上活動,並佛心的無償觀看,相信能為產業帶來更多好的影響。

在 2021 年的臺灣敏捷高峰會,很榮幸的跟專業的諮商心理師王敏 Nicole 一起,從心理學結合組織管理的視角,合作設計了敏捷平衡循環 Agile Balance Cycle ABC 自我評量問卷,建議團隊成員一起填填看,增加彼此的瞭解和溝通彼此的期待,希望能幫助團隊的身心靈成長,在工作與生活上都取得自己心目中的成功。

今年的 Agile Summit 2021 敏捷高峰會採全線上活動,交流時間是 9/6~9/17 期間,主辦 IT Home 很佛心地全綫上無償推廣。

從理工腦看宗教這件事情

對這些聖人來說,戒律也許是保持狀態的方法,就像是 168 或是生酮飲食;儀式就是他們生活的日常,規範就是他們的生活公約,就像社區管理章程;並藉由分享,讓更多人理解到這個與生俱來,從出生就自帶從來沒有離開過的靈性,這也是這些聖人,都榮耀和功德歸功於那個遠大於人身的存在,人類用語言給了名詞來稱呼祂,像是主、阿拉、上帝、佛、神等等。

因相信有一種高於小我的,神聖的,超越的存在,而我們用宗教代表了這個存在,也產生了各種戒律、規範和儀式來實踐祂。

我從小是跟著拿香拜拜,在高中時也上過教會,無論是在哪一個場域,特定的儀式這件事情總是讓我不解,某些戒律更是摸不著頭腦,神更是非常遙遠的存在,也就是孔子所說的敬鬼神而遠之。

我一直不懂這些戒律要遵循的原因,僅僅是因為神說的,或是這就是以前到現在一直做的傳統不可違背,詢問也得不到滿意的解答,就像是在開一場又一場枯燥乏味,又要求全員到場的公司會議。

直到去年開始關注自己的感受之後,在各種不同的場域中,像是正念、薩提爾和 NLP 等等課程,體驗了一些超然大我的感覺,這邊的大我不限於團體的大我,在鈦坦的時間我一直有感受到團隊大我,集體一起向前的哪一種感覺。

超然的大我感受,涵蓋了團體、人類、植物、動物,礦石,海洋與大地,整個地球是一體的,一即是萬,萬即是一,合一諧振的那一種感動。

在這種狀態時的心態是開放、尊重與好奇的,情緒是平安喜悅、平靜寧靜、同時又充滿生命力的。

所有我漸漸體驗到了一些皮毛,並大發奇想也許古時的聖人們,分享了他們體驗到的這些感受,以及如何保持這個狀態,逐漸地隨著時間和傳遞的演變,成為了現今的儀式、規範和戒律。

對這些聖人來說,戒律也許是保持狀態的方法,就像是 168 或是生酮飲食;儀式就是他們生活的日常,規範就是他們的生活公約,就像社區管理章程;並藉由分享,讓更多人理解到這個與生俱來,從出生就自帶從來沒有離開過的靈性,這也是這些聖人,都榮耀和功德歸功於那個遠大於人身的存在,人類用語言給了名詞來稱呼祂,像是主、阿拉、上帝、佛、神等等。

也因此,我們總是會看見各種宗教中的共通性與對人與世界的愛。靠著大法師、大主教、大老師們一代一代的傳承下來,藉由這份分享,讓人人都可以體驗到那心那全然的愛與和諧。

而傳遞訊息的是人,解讀的也是人,如何理解對方,這就依靠雙方對彼此思維的探索、互相欣賞與肯定,最大化彼此所認識的世界,擴展彼此的視野。

敏捷 Agile,我認為就是把上面這個願景帶入工作環境的一種嘗試。許多我們覺得無聊、折磨、浪費時間的工作,就如同徒具其型的儀式,是可以靠自組織透明化、顧客導向、持續學習、引導教練等等方法,慢慢一點一滴地讓工作的時光愉快、氣氛是帶有張力又和諧,一起往同一個目標行進,誠實地面對現狀和挑戰,陪伴欣賞並為互相打氣。

因為疫情原因,過去數年在線下舉辦的盛事台灣敏捷高峰會 ,主辦單位 iThome AgileCommunity.tw 台灣敏捷協會 ACT 改為線上,並佛心地免費收看。

9/6 到 9/17,每天都有下午的場次,由親身實踐敏捷的講者與大家分享。歡迎對讓工作更開心、合作更順暢、數位轉型必備的敏捷心態有興趣的朋友一起來,或是推薦給資訊業或軟體業的朋友們,一起探索這個可能性。

真的那麽正嗎?- 正念、正向思考、正向語言的關係

儘管正向思考與正向語言説起來簡單,但做起來不容易,這還是回到因爲大腦思考的速度太快了,往往是事後,我們才覺察到説出、甚至做出會讓自己後悔的事情。

這時候,正念就是一個很好的幫手,幫助我們把思緒慢下來,讓正向思考和正向語言有上車的機會,再一起決定我們想要前往的方向是哪裏。

說到正念,經常有朋友會說:『啊,我知道正念,就是要往好的地方想。』

其實這不是正念,往好的地方想比較像是正向思考(或是正面思考),但這也不全然對,正面思考并不是要我們都往好的想,更非不容許有負面情緒的出現。

就我的觀點,正念就像是幫我們的頭腦踩一個刹車,慢下來看一下、聽一下、感受一下正在發生的事情。在平常的狀態,人一般都會跟著之前的慣性走,然後就會有『我說了幾百次都沒有用。』、『他每次都會在這裏出錯。』、『夫妻每次都因爲同一件事情吵架。』等等重複的抱怨。

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如何開始練習正念? -理工腦把自己的感受找回來

我有講求邏輯、結果導向、跟我說事實少廢話的個性,所以在接觸正念這種感受型、個體差異性極大、每個人都不同體驗的領域時,充滿了挫折感。不但一開始時沒有感覺,頭腦和身體找不到成就感,不知道如何繼續下去,而正念練習的進度,要如何驗證呢?

許多朋友對正念有興趣,想知道如何正念。而這篇文章是分享從一個理工背景出發,腦子中只有數據事實的人,是如何接觸並練習正念的,希望能幫助與我有相似情況的人,也可以輕鬆的享受正念帶來的好處。

關於正念能產生的效益的,例如壓力降低、睡眠品質提升、慢性疼痛減少、幸福感提升等等,相關的科學研究已經很豐富,這邊就不再贅述,有興趣深入研究的朋友可以參考天下雜志的文章:正念的好處學得來的韌性:一顆不受擾的心。對於生活本來就健康快樂的人,我先恭喜你,而正念可以幫助我們更享受當下,更貼近自己,與自己在一起。

你上次與自己全然的在一起,沒有外在影像、沒有外部聲音、沒有睡着,是什麽時候呢?

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從正念到撓場的怪力亂神之旅

話說我從小一直都是很理性鐵齒的人,相信自己所看到符合邏輯的事情。小時候爸媽說我八字不能吃牛肉,但還是有機會就會偷吃。學生時代無聊時看看星座,排排八字,但也沒有很信,就當個說嘴的談資,我更相信的是人定勝天。所以去年的身心靈之旅,從正念、身心學、氣功、水晶到撓場的體驗,讓我眼界大開。

在開始工作後,有幾年的時間擔任專案經理兼客服,電話隨時待命 on call。有過待命經驗的朋友就會了解我的感受,在家裡沒事做的時候,電話通常也會很安靜;但如果出門吃飯看電影,特別是最不想要被找到的時候,電話就會奪命連環扣不停。

在那段時間我發現了一個神奇的模式,當有系統嚴重事故的時候,通常都是我剛巧吃了牛肉,後來嘗試不吃牛肉,說也奇怪,真的嚴重事故就越來越少發生。這段經驗加上放綠色乖乖電腦就會乖乖的,還有一次出事結果檢查乖乖過期了的經驗,儘管我依然鐵齒,出問題還是追根究底,但對未知的事物就多了幾分敬畏,畢竟事情順利比較重要,不過就是不吃牛肉和買幾包綠色乖乖而已嘛,不需要跟自己的生活過不去。

在 2020 COVID-19 疫情嚴峻的時候,剛剛好工作告了一個段落(這段工作也是個有趣的旅程,是關於如何讓企業和團隊工作起來更開心、更高效、更有趣的管理方法,收錄在敏捷管理生存指南一書中),跟幾個朋友上了台灣正念工坊的正念減壓課程(MBSR),在練習正念的過程,仔細傾聽自己身體的聲音,發現原來讓自己靜下來,心安定下來,竟然可以感受到心臟的跳動,腸胃的蠕動,甚至血管隨著脈搏在手腳動脈跳動的感覺。

與台灣正念工坊創辦人陳德中老師一同錄影
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『正!我好正!』正念、我訊息、好奇提問、正向語言 – 2020心得

『正!我好正!』,也就是『正(正念)、我(我訊息)、好(好奇提問)、正(正向語言)』這四個簡單的方法,對我自己的幫助很大,也讓我過的更開心,並期待自己的分享能夠幫助更多人體會到工作與生活合一的快樂,享受理性與感性兼具、以全人的姿態活著的感動。

趁這個年度省思的機會,整理從之前各個課程中學習到的不同元素,分享我自己在日常生活中讓自己過的更開心的簡單練習方法,口訣是『正!我好正!』,分別是『正(正念)、我(我訊息)、好(好奇提問)、正(正向語言)』:

覺察的基本功 – 正念

台灣正念工坊創辦人陳德中老師說過,正念的練習訣竅是:『寧可短,不要斷』,重點在於每天的持續,即使是等車或是開會前等待的短短幾分鐘,都是很有幫助的,每天只要做個 3-5 分鐘,經年纍月下來,就可以更好的面對壓力,更開心。一開始可以聼聲音引導,最後可以自己隨時就閉眼正念,我自己常聽的引導有:

  1. 正念呼吸10分鐘 https://www.youtube.com/watch?v=IQgJ4toO9Cw
  2. 身體掃描 45 分鐘 https://www.youtube.com/watch?v=r_SmSBMu_XM
  3. 靜坐引導 60 分鐘 https://www.youtube.com/watch?v=KlNd1lWGlZo

從自己出發 – 我訊息

在 ICA 文化事業學會參與引導深度匯談課程的時候,學習到從自身出發的表達方法,也就是『我訊息』我訊息就是指每句話的開頭都是用『我』開始,在表達自己的觀察和意圖時特別有效果,如果句子中能避免『你』,就能夠有效避免對方感受到指責。

比如看到小孩子打翻水,通常第一句話會是:『你又打翻水了。』。如果能夠深呼吸一口氣,然後說:『我看到杯子倒了,水流出來了。』接下來的應對就會更圓滿,跟小孩子溝通也可以更順暢。

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敏捷宣言第四條:持續學習

我認爲敏捷式管理的最終目的就是建立學習型組織,除了在 Scrum 的活動外,我們還可以經由結對編程,也就是兩個人同時一起處理一件事情,來讓彼此在工作中學習各自的專長。另外企業内外各種技術與學習的分享,比如建立企業中的實踐社區(Community of Practice,簡稱COP),參與產業中的社區活動,都是讓企業保持學習文化的具體方法。

『這個採購案不能進行,因爲去年預算沒有編列。』

聼到類似這種説明因爲去年沒有計劃到,所以今年不能做的説辭,我都會想這個計劃到底是幫助公司,還是限制了公司的成長。

敏捷宣言第四條中說到:回應變化 重於 遵循計劃。

這句話聽起來很簡單,就是如果現實環境改變了,我們應該要更改原本的計劃去適應新的情況,而不是一廂情願的按照原定計劃往下走。但我認爲是最難做的的一條,因爲不管是人還是組織都是由慣性的,人們會習慣跟著過去的計劃往下走,直到走不下去爲止。

在敏捷的各種方法論中,Scrum 是最專注在工作模式上的,所以 Scrum 中的各種活動,都是專注在檢視現狀,然後做出相對應的調整。

在 Scrum 短衝中,每日站會、回顧會議(Review meeting)、與自省會議(Retrospective meeting),都是爲了讓團隊慢下來,停止工作,看看目前的情況是否符合預期,只是檢視和調整的目標對象不同。

在每日站會中,團隊成員檢視的是在短衝中每天的工作情況,比如說工作進度是否有遇到阻礙,團隊成員是否有需要協助的地方,然後團隊成員進行協助或是尋求其他人的協助。

每個短衝結束前回顧會議的重點在於產品本身,藉由邀請利害關係人一同來看看這個短衝所做的成果,是否符合他們的預期,有沒有功能需要修改,或是其他可以讓產品更好的點子。除了這個短衝的成品,過去產品的功能績效也應該被追蹤與討論。產品負責人在會議上搜集這些反饋後,會在產品待辦清單上反應出來,比如新增、修改、或是刪除使用者故事。換句話説,有效的回顧會議應有的影響,就是讓產品代辦清單是活的,代表經常性的變動。如果產品代辦清單上的事項長期沒有改變優先級或是内容,這是一個需要注意的警訊,代表我們可能沒有取得反饋,或反饋沒有被接納並反應出來。

自省會議我認爲是 Scrum 的精華所在,也是讓團隊工作效能提升最重要的會議。在自省會議中團隊檢視的是該短衝中的工作情況,然後決定下個短衝中所需要改善的事情。自省會議最重要,也是最難開好的會議,如果處理的不好會流於形式,大家閑聊一會就散會了。所以在實務上,Scrum Master 需要找各種方法讓團隊願意坦誠面對問題、説出建設性的建議、并且還要保持新鮮感,真的是很有挑戰。自省會議中常見的方法包含時間軸回顧、+ – = (多做、少做、維持)、肯定與感謝、慶祝等等,在 Google 上搜尋 Retrospective games 也可以找到許多自省會議的點子。自省會議中最重要的產出是改善事項,即使只有一件再小的事情都好,只要我們每個短衝都比上一個跟好一點,經過一年團隊就會脫胎換骨了。

在原來你才是絆脚石一書中提到,敏捷宣言第四條:回應變化 重於 遵循計劃,背後的價值觀是持續學習,就如同上文在 Scrum 中的活動,都是觀察現況、做出改變、檢視成效的不斷循環,這就反應到團隊的能力是在持續提升的。

我認爲敏捷式管理的最終目的就是建立學習型組織,除了在 Scrum 的活動外,我們還可以經由結對編程,也就是兩個人同時一起處理一件事情,來讓彼此在工作中學習各自的專長。另外企業内外各種技術與學習的分享,比如建立企業中的實踐社區(Community of Practice,簡稱COP),參與產業中的社區活動,都是讓企業保持學習文化的具體方法。

敏捷宣言第二條:透明化

在『在原來你才是絆脚石』中提到,敏捷宣言中第二條:可用的軟體 重於 詳盡的文件,背後代表的價值觀是透明性。對顧客和利害關係人來說,透明性就是在每個迭代都看到團隊做好的產品,然後給意見。如果我們做的符合顧客需求,那很棒我們可以繼續做其他需求。萬一做的不是顧客要的,那我們最多也是損失一個短衝的時間,而不會像傳統的開發方法,都花了好幾個月的時間開發,顧客一句話就被打掉重練。

敏捷宣言第二條提到:可用的軟體 重於 詳盡的文件,為什麽要特別把文件與軟體做比較呢?

我認爲這一條的背景是在傳統的軟體開發模式中,因爲比較像流水綫形式的分工,比如專案經理跟客戶訪談拿需求,專案經理訪談後要整理需求並撰寫需求文件,然後把需求文件交給軟體開發單位的主管,開發單位的主管再依據需求寫出技術設計文件,最後把技術開發文件交給開發人員進行程式開發,而這邊還沒有提到與其他單位所需要的文件,比如說給品質保證部門的測試案例,或是之後程式上綫前的發佈文件。

如果你能充滿耐心的看完上面的流程,就會發現依照傳統的瀑布式開發流程,在開始寫軟體之前,就會需要寫出一堆文件。而且在之後任何的需求變更或設計變更,都需要把文件更新,萬一沒有更新到,後續接手的人就會像是看天書一般,有看沒有懂。而在軟體業界混久的人,都會知道開發文件的作用不大,這主要有三個原因。

第一個原因是軟體專案時程都很急迫,在壓縮專案時程的同時,第一個被放棄掉的都是寫文件,然後把時間留給寫軟體。反正寫文件是爲了讓之後接手的人看懂,現在我顧自己都來不及了,哪有時間考慮未來的事情呢。好一點的就是寫個大概,差一點的就直接把以前的文件複製貼上,當作文件完成了。

第二個原因是軟體是相對抽象的概念,不像是蓋大樓,把藍圖畫好後看圖的人可以視覺化的看到完成的具體形狀。所以顧客只能大略的描述他想象中的情況,也許可以加上圖示 Mock up 幫助顧客想象使用的流程,但許多問題還是在實際使用的時候才會被發現。所以當專案經理在寫需求文件的時候,也沒辦法照顧到太多細節。

最後一個原因也是最根本的原因,更新軟體太容易了,改一行程式碼,也許就需要更新到好幾份文件。更新軟體的速度遠遠快過更新文件的速度,工程師就會想那我等更新程式碼多幾次後再來更新文件,省的麻煩,最後連更新文件都省了。造成很多的文件不如説是歷史記錄。

因爲以上的這些原因,在敏捷開發中提倡的做法是讓程式碼本身就是文件(Code as documentation),就是讓後續接手的人,可以光從程式碼與測試案例就知道大部分的資訊,並可以開始維護與更新程式碼。當然這是個理想中的狀態,所以宣言中説的是『詳盡的文件』而不是說『文件』。能被及時更新的關鍵文件,還是有需要的。

而爲什麽說『可用的軟體』而不直接說『軟體』呢?在傳統專案管理中,客戶大都是接近結案的時候才會看到產品的狀況,而如上面所說的軟體是個抽象的概念,客戶期待的都會跟實際做出來的差很多,然後團隊就會進入不斷修改需求的無間地獄。

俗話說:醜媳婦總得要見公婆。

所以敏捷開發中認爲與其早晚都要見公婆,不然早一點見,讓公婆給些意見和反饋,好讓我們可以儘快改善讓以後的生活更幸福。

在『在原來你才是絆脚石』中提到,敏捷宣言中第二條:可用的軟體 重於 詳盡的文件,背後代表的價值觀是透明性。對顧客和利害關係人來說,透明性就是在每個迭代都看到團隊做好的產品,然後給意見。如果我們做的符合顧客需求,那很棒我們可以繼續做其他需求。萬一做的不是顧客要的,那我們最多也是損失一個短衝的時間,而不會像傳統的開發方法,都花了好幾個月的時間開發,顧客一句話就被打掉重練。

而透明化這個價值觀的體現,在 Scrum 中則是團隊成員都彼此互相理解工作的情況。在企業中的透明化則包含對流程和制度的透明化,和可以方便地取得完成工作所需要的文件。比方説知道什麽職務可以決定交際預算的使用,或是產品的營運狀況如使用人數等等資訊。

透明化的目的是爲了讓大家工作更順暢,所以過度透明會造成資訊爆炸,比如過度會議,反而使得工作的效益降低,所以透明化拿捏要以工作為核心出發,而不是所有事情或資訊都要透明化。

回首來時路 – 管理、領導、引導、教練、正念、NLP 學習心得

NLP 中説到,我們每個人腦中都有一張『地圖』,而且每個人的都不一樣,地圖包含了我們的假設、知識和感受。

依照地圖,我們會產生想要和欲望,也就是『意圖』。意圖讓我們選擇了想做的『行爲』,在這同時我們也持續和其他人『溝通與交流』。

行爲與交流造成了不同『事物』的發生,事物包含了流程、工具、文化、組織、產品等等,這些事物也造成了某些『結果』,不管是人或團隊的改變,或是產品大賺錢,或是組織文化的轉換。

經由『觀察』結果,然後改寫腦海中的地圖,周而復始,就是一個『學習與改變』的過程。

在過去的學習歷程中,2011 我是先從『管理』開始,管理著重的是行爲與事物的關系,如何設計架構,如何安排工作,這都是讓企業組織有效運作的重要元素。而在實踐管理的過程中,我發現對於知識工作者來說,因爲工作大部分是在腦海中形成,要靠『領導』來校準整個組織的意圖和行爲,而領導,靠的是願景、溝通和同理心。總結來說,就是『管理事、領導人』。

在 2014 開始接觸『敏捷式管理』後,體悟團隊要能有效協作,需要擴大彼此的溝通頻寛。經由 『引導』,就能讓每個人的想法互相交流,摩擦出火花,並收斂形成共同的目標,眾志成城。

今年接觸了『NLP』、『正念』和『教練』,又讓自己對觀察力的提升更進一步。NLP 提供了加强感官學習,還有改寫腦海中地圖的方法。正念幫助我更專注,更能察覺内心的漣漪。而教練,探索的是如何善用腦中的地圖和資源,幫助釐清需求和渴望,讓意圖更清晰,知道自己的方向想要往那邊走。

不論是管理、領導、引導、教練、正念或 NLP,都是非常實務與務實,因爲都很關注於最終的結果是什麽。就是經由觀察結果,我們才能持續改善,找出更有效的方法。而結果,也是由以上種種技能和心法,彼此調合、共振和激盪所產生的。

回首來時路,真的很感激一路上的老師和學習伙伴,讓我有幸能接觸到那麼多有趣的事物和新奇的體驗。

善用引導技巧來克服團隊領導的五大障礙

五年前讀了克服團隊領導的五大障礙,感覺書中的故事生動,說的道理也淺白易懂,但沒有頭緒如何去實踐。

最近因爲要準備團隊溝通相關的課程,因緣巧合之下五年後重新讀了這本書,發現了有效會議在團隊協作上的重要性,而有效的會議靠的是引導的技巧。

成爲有效團隊的五大障礙

第一個障礙:喪失信賴

使用深度匯談 (Dialogue) 中的技巧、善用 4F (Fact 事實、Feeling 感覺、Finding 發現、Future 未來) 的技巧幫助傾聽和同理、説話時運用焦點討論法 ORID讓自己的觀點和感受透明化。 閱讀全文〈善用引導技巧來克服團隊領導的五大障礙〉