(English version published on T.8YTES)
之前台大領導學程為了台灣的未來去爬山，跑去群眾募款，結果失敗，我個人覺得除了他們天真無邪白目貪心外，沒做好利害關係人管理也是造成他們失敗的原因。就像很多專案，都是把重要的利害關係人漏掉了或低估他們的影響力。
在這個事件中的主要利害關係人有，有A. 錢滿出來捐給他們的人，還有包含B. 看到但不捐款的人、C. 其他也在為專案募款的人、D. 上不了台大看到是台大就等著丟石頭的人。
一般的募款專案，只要考慮A跟B就夠了，但因為台大的名聲和豐富的資源，掛上台大反而造成C跟D的出現和反彈，而且D的數量在台灣可是絕對多數（沒讀台大的那99%）。
這事件給我們最大的教訓就是，利害關係人通常沒辦法讓你成功，但絕對可以讓你失敗。
專案管理中的角色
在軟體管理框架中，要跑一個專案會有四種角色，
- 大發慈悲的專案贊助者（Project Sponsor）
- 數量：一位
- 給錢支持專案的人，通常是高階管理者，對專案成敗負政治責任。
- 無所不能的專案經理（Project Manager, 簡稱 PM）
- 數量：一位
- 實際運行監控專案的人，對專案成敗負直接責任。
- 做牛做馬的專案團隊（Project Team）
- 數量：若干到很多
- 有出手參與專案的人。
- 超級難搞的利害關係人（Stakeholders）
- 數量：一卡車到數不完
- 所有有嘴巴的人
前三個角色容易明白，利害關係人就比較難懂了。專案贊助者的態度當然重要，但如只關注專案贊助者的態度，是沒辦法把專案搞好，因為利害關係者通常都成事不足、敗事有餘（要複述、很重要）。
找出利害關係人
利害關係者是除了動手的人外，所有跟會被這專案影響，或對這專案感興趣的人。要找出利害關係人可以按照以下步驟進行。
1. 先把所有想的到的人列出來
我們拿跟結婚這當個專案來看好了。會有哪些人呢？
男方，女方，雙方父母，新娘的哥哥，新娘的妹妹，很傳統的阿媽，小時後見過面的表哥阿賢，家族中有威嚴的大嬸婆，喜歡八卦的五阿姨，隔壁鄰居，好朋友，一般朋友，同事，不太熟的朋友，媒婆，公證人，婚宴廠商，花童，攝影師，婚禮秘書，新聞媒體，同一天辦婚禮不認識的人，路人，社會大眾。
2. 找出專案人員
專案贊助者：誰付錢的？假設雙方父母，那雙方父母就是專案贊助者。
專案經理：誰負主要責任？新娘新郎，但現實中通常是新娘主導。
專案團隊：誰會實際出手？實際幫忙的人，公證人，婚禮秘書，花童，攝影師，婚宴廠商，媒婆。有些算是供應商，但簡化起見都把他們當做團隊成員。
3. 把所有其他人員分類
其他人員就依對婚禮的興趣（Interest）和對婚禮影響力（Power）的大小分類。
| 影響力/興趣 | 興趣低 | 興趣高 |
| 影響力大 | 家族中有威嚴的大嬸婆，很傳統的阿媽 | 新娘的哥哥，新娘的妹妹，好朋友 |
| 影響力小 | 小時後見過面的表哥阿賢，隔壁鄰居，不太熟的朋友，同事，新聞媒體，同一天辦婚禮不認識的人，路人，社會大眾 | 喜歡八卦的五阿姨，一般朋友 |
4. 針對不同群組分別管理
這就是利害關係人管理矩陣，針對不同的分類，有不同的管理方法。
| 影響力/興趣 | 興趣低 | 興趣高 |
| 影響力大 | 保持滿意（Keep Satisfied） 了解他們重視的點，讓他們剛剛好滿意，也不用讓他們覺的煩。目標是讓他們不要變成阻力，有一點點助力就好。 |
密切管理（Manage Closely） 要花最多時間去處理，並且盡力滿足他們。Sponsor也應該用同樣方式管理。絕大部分的時間和精力都應該花在這群人身上。 |
| 影響力小 | 監視（Monitor） 觀察他們的動向，有沒有往興趣高或影響力高移動的跡象。用最少的力氣管理。如之前的熱舞新娘，新聞媒體和社會大眾就是從這邊調到興趣高的位置。 |
持續通知（Keep Informed） 有時間就跟他們溝通閒聊，看看有沒有大事發生。PM可以從他們身上得知專案的細節，善用資訊可以讓專案更順利。 |
常用工具
1. 預期管理（Expectation Management）
不管實際或客觀上的結果再好，只要關鍵利害關係人的預期高過結果，對他們來說專案就不算成功，比如帶老婆去吃頓好的，但如果老婆不滿意花再多錢吃再好的餐廳都是失敗。所以利害關係人的預期要被了解、溝通和調整，讓他們看到結果時 Surprise（驚喜不是驚嚇）。其實到最後，專案成敗都是以關鍵利害關係人的主觀意見為主。
2. 溝通計劃
訂好要跟誰溝通，溝通什麼，什麼時候溝通。可以參考十分鐘搞懂專案管理12 – 溝通管理 Communication Management
常見迷思
1. 每個利害關係人都要盡力滿足
利害關係人管理就是經由分類，讓我們可以把時間花在刀口上，不會陷入要讓每個人都滿意的困境。
2. 利害關係人只要應付應付就好
從利害關係人身上可以取得對專案成敗很有幫助的觀點和細節，善加利用可以讓專案更順利。
圖片出處：http://www.pmoplanet.com/
十分鐘活用專案管理系列
經由這個系列，在短短十分鐘等泡麵煮開的時間，輕鬆搞懂專案管理的概念和技巧，你會發現專案管理簡單、有趣、又可以應用在實際生活中。
01 – 基礎入門 Projects Management Introduction
03 – 組織影響力 Organizational Influences
06 – 整合管理 Integration Management
11 – 人力資源管理 Human Resource Management
12 – 溝通管理 Communication Management
14 – 採購管理 Procurement Management
在〈十分鐘活用專案管理02 – 利害關係人 Stakeholders〉中有 2 則留言