有一個老笑話，有聽過的人至少都坐三望四了。

MSN 沒關的下場（沒聽過MSN的話，就當成是Skype吧）

剛剛MSN沒關…下樓燒個紙錢…
一回來~我妹就跟我說…
哥…剛剛有好幾個人傳來祝你生日快樂耶!!!
接著我妹又說 不過你在燒紙錢……
所以~我都有幫你回他們唷!!!
但是…他們都下線了耶~
我覺得很奇怪 就看了一下記錄
結果……天才我老妹居然給我回

『對不起，我哥已經不在了…
除非我去幫他燒紙錢，不然他沒有辦法
從下面上來跟你們說話……』

溝通是專案中最重要，但最不被重視的事情。有效的溝通可以提前發現問題，避免問題的發生，與讓成員分享資訊獲得學習。在專案管理聖經 PMBOK 中，溝通是專案經理最繁重的工作，形形色色的溝通會佔掉專案經理大約80%的時間。而在敏捷和 Scrum 中，溝通的工作是由 Scrum 團隊每個成員都要負擔的責任。

溝通理論

有點學術，可以參考底下。不想細讀也沒關係，只要記住溝通鐵律『別人所理解的跟你想說的，不可能100%一樣。同理，你理解的跟別人想告訴你的，也不可能100%相同。』。

舉例，當我們嘗試要表達想法時很緊張，就可能漏講一些內容（編碼Encode不完整），傳送過程又有雜訊（Noise周圍噪音、分心），別人收到後因經驗不同而誤解（Decode 解碼不同）。我們能做的只有讓自己表達清楚，減低雜訊，用對方可以理解的方式來溝通，盡可能減少失真。

有效率的溝通方法

根據 Cockburn 的研究，最有效率的溝通方法是面對面加白板。從最高到最低分別是：面對面加白板，面對面，視訊，電話，錄影，Email，錄音，紙本。那我們有多常用面對面的溝通和白板呢？這也是之前人力資源管理提到，最好讓團隊在同一地點的原因。

更糟的是，沒效率的溝通方式，如文件和 Email，還往往是我們溝通的第一選項。

Communication Management Processes

No	流程	說明	舉例
10.1	Communications Planning 溝通規劃	判斷利害關係人對於資訊和溝通的需要	要和誰溝通？他想知道什麼？我想給他知道什麼？多久要給他知道一次？用什麼方法（開會、Email、電話、會面、謠言）給他知道？產出一份溝通計劃。
10.2	Information Distribution 信息分派	及時提供必須的資訊給利害關係人	讓溝通計劃按時發生。
10.3	Performance Reporting 績效報告	績效報告，進度衡量與狀態報告	定期給關鍵的利害關係人專案的成效報告。
10.4	Manage Stakeholders 利害關係人管理	靠與利害關係人溝通來滿足和解決問題	認清楚誰對專案有影響力，并決定如何管理他們。可以參考十分鐘活用專案管理02 – 利害關係人 Stakeholders。

常用工具

1. 利害關係人分析 Stakeholder Analysis

可以參考十分鐘活用專案管理02 – 利害關係人 Stakeholders。

2. 會議

會議時最常用來同步資訊的方法，而會議中通常會討論以下事情。

1. 回顧
   1. 在過去的這段時間，我們達到什麼成果？
2. 規劃
   1. 在接下來的這段時間，我們要達到什麼成果？有什麼行動方案？
3. 反思
   1. 在過去的經驗中，我們有學習到什麼，有什麼方法和流程是我們可以改善，并在接下來的這段時間應用？

發生頻率通常至少每週一次，每個月都會有月總結，整年度在看一次。也有公司舉辦季度或半年會議，可以先從密集一點開始，再把沒有效率的會議刪除。

控制會議時間很重要，最好的方法是準時開始，強迫結束，幾次後大家就會說重點了。

1. 日會：15分鐘內。對團隊成員交換信息很有幫助。
2. 週會：1個小時內。
3. 月會：3個小時內。

3. 溝通三寶：筆、白板、便利貼

可以參考Scrum工具三寶，在一般情況下也都很好用。

常見迷思

1. 他沒救了，我怎麼講他都聽不懂

說的人要負責講聽眾聽的懂的話，沒辦法表示專業知識或溝通技能還不到位。

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十分鐘活用專案管理系列

經由這個系列，在短短十分鐘等泡麵煮開的時間，輕鬆搞懂專案管理的概念和技巧，你會發現專案管理簡單、有趣、又可以應用在實際生活中。

01 – 基礎入門 Projects Management Introduction

02 – 利害關係人 Stakeholders

03 – 組織影響力 Organizational Influences

04 – 五大流程群組 Process Groups

05 – 九大知識領域 Knowledge Areas

06 – 整合管理 Integration Management

07 – 範圍管理 Scope Management

08 – 時間管理 Time Management

09 – 成本管理 Cost Management

10 – 品質管理 Quality Management

11 – 人力資源管理 Human Resource Management

12 – 溝通管理 Communication Management

13 – 風險管理 Risk Management

14 – 採購管理 Procurement Management

15 – 專案管理懶人包

 

圖片來源：

https://www.colourbox.com/image/tangle-of-christmas-lights-isolated-on-the-white-image-2618965

http://www.agilemodeling.com/essays/communication.htm

PMBOK