通常我們聽到風險兩個字,都會認為是發生負面或不好的事情。其實在專案管理聖經 PMBOK中,風險是個中性的字眼,代表的是不確定性,而不確定性有可能帶來好處跟壞處。專案管理的藝術就是把壞事發生的幾率盡量降低,而把專案發生好事的幾率盡量提高。
換句話說,高風險代表可能會帶來高度的利益和損失,而低風險是會帶來輕微的利益或損失。而我們的焦點要放在高風險的對策上。
假設 Assumption
”假設“在傳統專案和敏捷專案管理中都是很重要的概念。假設就是所有我們猜想的事情,而隨著專案進行,要優先證實或推翻會對專案帶來最大影響的假設。
如同開車出門會不會塞車,可以假設不會塞車或會塞車。檢核(Verify)假設的方法可以看看Google Map上的紅線。
正面風險處理 Positive Risk Treatment
Positive Risk 又稱為機會(Opportunity)
- 利用 Exploit
- 確保機會一定會發生
- 分享 Share
- 跟其他人分享機會發生時的好處
- 提高 Enhance
- 提高機會發生機會,或發生時的好處
- 接受 Accept
- 不做任何改變
負面風險管理 Negative Risk Treatment
Negative Risk 又稱為威脅(Threat)
- 避免 Avoid
- 確保威脅不存在
- 轉移 Transfer
- 找其他人一起分擔威脅發生時的損失
- 減輕 Mitigate
- 減少威脅發生的幾率,或造成的損失
- 接受 Accept
- 不做任何改變
Risk Management Processes
如果小明去上班,從家裡到公司,會遇到什麼風險呢?假設專案目標是準時到公司。
No | 流程 | 說明 | 舉例 |
11.1 | Risk Management Planning | 決定該如何管理風險 | 找出風險,評估風險和應對策略的計劃 |
11.2 | Risk Identification | 判斷哪些風險會影響專案 | 正面風險可能有:公車有空位,一路綠燈,走路練身體,買早餐看到正妹
負面風險可能有:騎車跌倒,等不到公車,開車塞車一路紅燈,走路被車撞,吃早餐拉肚子 |
11.3 | Qualitative Risk Analysis | 對風險排出優先順序 | 正面風險順序:,買早餐看到正妹,走路練身體,公車有空位,一路綠燈
負面風險順序:走路被車撞,騎車跌倒,吃早餐拉肚子,等不到公車,塞車一路紅燈 |
11.4 | Quantitative Risk Analysis | 量化分析風險對專案的影響 | 大:走路被車撞,騎車跌倒 中:吃早餐拉肚子 小:等不到公車,塞車一路紅燈 |
11.5 | Risk Response Planning | 計劃風險發生時的對應措施,減少對達成目標的威脅,或把利用最大化 | 等不到公車改搭計程車 隨時把自己儀容整理好,遇到正妹才有準備 |
11.6 | Risk Monitoring and Control | 監控管理風險 | 走在路上時小心,注意車輛,不闖紅燈 |
常用工具
機率與影響矩陣 Probability and Impact Matrix
視覺化風險發生幾率和造成影響的工具
優勢劣勢機會威脅分析 SWOT analysis
分析機會與威脅的工具
五個為什麼 5 Whys (Root Cause Identification)
找出問題根本原因的方法
決策樹 Decision Tree
分析和找出要採取的對策
常見迷思
要避免所有的負面風險
所有的行動都有成本,有時候要完全避免的成本太高,只能用轉移、減輕、甚至接受風險來處理。比如說,要避免被車撞只能一直呆在家,但這成本非常高(找人送飯,放棄出去玩的機會成本),而且也沒辦法避免被飛機上掉下來的車子所砸到的風險。
十分鐘活用專案管理系列
經由這個系列,在短短十分鐘等泡麵煮開的時間,輕鬆搞懂專案管理的概念和技巧,你會發現專案管理簡單、有趣、又可以應用在實際生活中。
01 – 基礎入門 Projects Management Introduction
03 – 組織影響力 Organizational Influences
06 – 整合管理 Integration Management
11 – 人力資源管理 Human Resource Management
12 – 溝通管理 Communication Management
14 – 採購管理 Procurement Management
圖案來源:
http://www.johnchow.com/risk-vs-reward-an-allstate-case-study/