很多人都認為專案管理聖經 PMBOK 是沒辦法直接應用的,我也覺的是如此看書就會了我們這些老骨頭不是要吃西北風嗎。特別是書中流程是分開說明,但實際應用時,流程間有千絲萬縷的關聯性,沒辦法切的很乾淨。
而 PMBOK 為了讓不同種類的流程有個中心主軸,讓各流程有互相溝通的地方,就有了整合管理這一群組。整合管理也是我在讀 PMBOK 的時候最痛苦的章節,因為比起其他來說他最抽象所以看不懂可以先跳過。
整合管理就類似船長,船長決定要往那邊走,要用多快走。而其他的流程群組就像是船員,執行掌舵和輪機等行動。沒有船長,船就沒有方向,沒有船員,船就沒辦法航行。
Integrate Management Processes
假設我們有一個專案,是用船把貨從高雄運到香港。
No | 流程 | 說明 | 舉例 |
4.1 | Develop Project Charter 產出專案章程 |
展開專案章程并取得授權,重點要放在專案的效益。 | 船長獲得船東的許可,可以出港。 |
4.2 | Develop Preliminary Project Scope Statement 產出初步專案範圍說明書 |
展開初步的專案範圍說明書,說明大致的範圍。 | 從高雄到香港的航行計劃。 |
4.3 | Develop Project Management Plan 產出專案管理計劃 |
如何讓各種計劃互相協調的專案管理計劃 | 如何溝通,如何安排人力等等的計劃。 |
4.4 | Direct and Manage Project Execution 指導及管理專案執行 |
執行專案管理計劃以達成專案範圍說明書的目標 | 按照航行計劃開船,并按溝通、人力等計劃實施。 |
4.5 | Monitor and Control Project Work 監視和控制專案工作 |
監控所有的流程以達成專案管理計劃中的績效目標 | 24小時有人值班,監控雷達、天氣預報、和引擎狀況,有問題馬上回報船長。 |
4.6 | Integrated Change Control 整合變更控制 |
審查所有的變更需求,批准變更和控制變更 | 所有對航向和速度的變更要由船長同意。人力排班由大副同意。 |
4.7 | Close Project 結束專案 |
正式結束專案 | 船到回港下完貨,纜繩系好,船長跟船東通知安全靠港。 |
常用工具
1. 把目標視覺化
有時我們會落入只是為了做而做,盲目遵循計劃,忘了目標是什麼。所以目標要放在最明顯最多人經過的地方。
2. 現地現物(Go and See)
到現場看才能發現很多文件上沒有的東西。
3. 時間管理矩陣(Urgency VS Importance Matrix)
了解并認知事情的輕重緩急,抓大放小。
十分鐘活用專案管理系列
經由這個系列,在短短十分鐘等泡麵煮開的時間,輕鬆搞懂專案管理的概念和技巧,你會發現專案管理簡單、有趣、又可以應用在實際生活中。
01 – 基礎入門 Projects Management Introduction
03 – 組織影響力 Organizational Influences
06 – 整合管理 Integration Management
11 – 人力資源管理 Human Resource Management
12 – 溝通管理 Communication Management
14 – 採購管理 Procurement Management
圖片來源
http://www.yachtingworld.com/video/skip-novak-storm-sailing-part-3-using-storm-sails-517